Congresorganisatie

Informatie voor samenwerkingspartners betreffende congresorganisatie: wat kan de Dr G.J. van Hoytema Stichting voor u betekenen?

U kunt ons inschakelen voor de complete organisatie van uw bijeenkomst. Desgewenst verzorgen we alleen bepaalde onderdelen, zoals de deelnemersadministratie . Wij leveren voor elke bijeenkomst een eigen projectcoördinator. Zij is uw vaste aanspreekpunt.

Bij het organiseren van een bijeenkomst neemt de Dr G.J. van Hoytema Stichting al het praktische werk uit handen van de programmacommissie, zodat deze zich dan geheel kan richten op de inhoud van het programma.

Onderaan deze pagina kunt u een offerteaanvraagformulier invullen. Wij nemen binnen 3 werkdagen contact met u op.

Congresplanning

Logistieke organisatie

• Opstellen van een tijdsplanning
• Opstellen van een draaiboek
• Voeren van overleg met de programmacommissie

Accommodatie

• Adviseren over en zoeken van een geschikte locatie
• Onderhouden van alle contacten met de accommodatie
• Coördineren van afspraken inzake alle catering gedurende het congres (koffie/thee, lunch, receptie)
• Adviseren over en huren van audiovisuele middelen

Drukwerk en mailing

• Opzet en begeleiding van zet- en drukwerk
• Samenstellen van mailinglijsten voor verzendingen van uitnodigingen
• Verzorgen van de verzending van de mailing(en)

Deelnemersadministratie

Registratie deelnemers/sprekers

• Inrichten webpagina waarop de deelnemers zich on-line kunnen registreren voor de bijeenkomst
• Aanspreekpunt voor deelnemers/sprekers
• Verwerken van registraties van deelnemers/sprekers
• Financiële administratie
• Verzenden van een bevestiging van deelname incl. factuur
• Verzorgen van badges/congresmapjes
• Verzorgen van deelnemerslijsten
• Verzorgen en uitwerken van de evaluatie

Accreditatie

• Aanvragen van accreditatie bij de verschillende beroepsverenigingen
• Bijschrijven van de punten van de deelnemers in het register van GAIA

Sprekers

• Coördineren van de organisatorische afspraken met sprekers (declaraties, wensen AV-middelen, reis- en hotelboekingen)
• Corresponderen met sprekers omtrent het aanleveren van samenvattingen en PowerPoint presentaties
• Bewaken van deadlines
• Ontvangen en begeleiden van sprekers tijdens het congres

Financiën

• Opstellen, bewaken en bijstellen van een begroting
• Opstellen van financiële overzichten, waaronder de definitieve eindafrekening

Sponsoring/expositie

• Adviseren over het opstellen van sponsormogelijkheden
• Contracteren van mogelijke sponsors/exposanten (in overleg met de programmacommissie)
• Sluiten van overeenkomsten met de sponsors
• Indelen van de stands/ vervaardigen van de exposantenlijst
• Verzenden van alle benodigde informatie omtrent de op- en afbouw naar exposanten
• Financiële administratie
• Ontwerpen van een plattegrond
• Coördineren van de op- en afbouw van stands tijdens het congres

Tijdens het congres

• Ontvangst en registratie van deelnemers en sprekers
• Controle op de gang van zaken tijdens het congres